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      辦公室內部行政管理系統

      發布時間: 2016-03-25

      建設背景

      局辦公室行政管理事項涉及很多方面,它是保證局工作正常運行的基礎,飯堂管理是辦公室日常內部行政管理的重要方面之一,其解決廣大干部職工吃飯的頭等大事。為了實現飯堂管理的自動化、現代化,需要定制一套辦公室行政信息化的管理系統,每位員工根據自己的情況在系統中提前訂餐;就餐時在上刷卡機上刷一下卡,系統即可自動完成扣除相應費用,完全取代了原來飯堂管理一直使用的人工處理的工作方式,并且避免了由于管理人員的工作疏忽以及管理質量問題所造成的各種錯誤,為及時、準確、高效的完成飯堂管理、經費結算等工作提供了強有力的工具和管理手段,做到科學管理,定量采購,杜絕食物浪費。

      建設目標

      本項目建設需開發一套飯堂訂餐管理系統,方便每位員工訂餐,系統采用B/S結構開發,使用者不需要安裝其他輔助軟件,只需要打開瀏覽器即可登錄到系統中,按照管理權限分配角色,每一種角色可以操作對應的權限功能,管理員可以設定每一天的菜譜,訂餐者可以便捷地看到每一天的食譜,可以快速便捷的訂餐,可以指定預訂午餐或者晚餐。管理員可以導出每一天的訂餐情況,保存打印交給飯堂相關管理人員,飯堂采購人員可以根據訂餐數量進行按量采購,避免造成浪費。

      總體解決方案

      一、系統管理員在系統中定義好系統使用者和每日餐普,供用戶選擇是否訂餐。

      二、用戶登錄訂餐管理系統訂餐或者取消訂餐,要求提前一天訂餐或者取消訂餐,當天不能訂餐或取消訂餐。

      三、系統管理員將訂餐信息導出反饋給飯堂管理人員,管理人員根據訂餐人數安排采購,避免盲目采購和浪費,飯堂管理員在管理端給用戶的就餐卡充值。

      四、用戶在規定時間到飯堂就餐刷卡,刷卡機發送扣款信息到管理機,管理機將余額推送到刷卡機端顯示給用戶看。

      五、管理機記錄每一天的刷機信息、充值信息,訂餐管理系統通過接口形式讀取管理端的數據,做成報表顯示在訂餐管理系統中,如統計誰訂餐了誰就餐了,誰訂了餐卻沒有就餐的情況。

      項目效益

      局辦公室內部行政的標準化管理離不開計算機信息化系統的輔助,因此飯堂的信息化管理對飯堂的有序和標準化管理有著明顯的優點,在規范化管理、經費節約等方面產生良好的效益,具體表現如下:

      便捷性方面:每位員工使用網絡的方式進行訂餐,極大方便了員工的訂餐流程和飯堂的統計,傳統的人工對飯堂信息進行管理,如:員工的訂餐與就餐管理,傳統的手工方式很難統計誰訂餐了誰就餐了,誰訂了餐卻沒有就餐的情況,手工記錄統計都是很繁瑣的過程,其中的任何一步過程都要浪費大量的時間。而使用信息化手段進行管理,這些原本繁瑣的問題都會變得輕而易舉,為辦公室管理人員提供了便捷,節約管理成本。

      安全性方面:傳統的紙質記錄方式查詢起來很麻煩,而且保密性和可保存性差,并且容易磨損丟失,對于資金的使用情況管理是非常不利的,對于辦公室人員之間工作交接也不利。但如果采用的是信息系統的方式進行數據的保存,這一切都變得簡便,系統管理員可以隨時方便的對數據信息進行查詢和備份,并且數據的安全性可以得到最大程度的保證。員工在就餐時,只需要把卡放在刷卡機上一刷,刷卡機自動從卡里的余額扣除餐費,保證充值資金安全。

      準確性方面:傳統的人工工作方式容易出錯,統計的工作量也很大,甚至可能出現為人的錯誤,使用系統進行管理,這些問題都將不會出現,員工的充值、扣費均由計算機來完成,計算機的錯誤率幾乎為零。另一方面,員工使用系統來報名訂餐,方便飯堂統計就餐人數,按量精準采購,杜絕浪費,從而降低飯堂管理成本。

      安斎らら